Todos los Proyectos tienen riesgos aun los más planificados y desarrollados. La mejor manera de mitigar los riesgos de impacto negativo es enfrentándolos con anticipación. La planificación proactiva de este tipo de imprevistos puede ser útil para encauzar las decisiones de manera efectiva y eficaz.
“El objetivo que persigue la gestión de riesgos del proyecto es incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impactos de eventos negativos del proyecto.” PMBOK®
¿Qué es la gestión de riesgos en los proyectos? ¿Para qué sirve?
Un riesgo en un proyecto es todo aquello que pueda impactar positivamente (generando oportunidades) o negativamente (generando amenazas) en al menos un objetivo del proyecto. Los riesgos a los que está sometido un proyecto están condicionados por las características intrínsecas del mismo y el contexto en el que se desarrolla.
La gestión de riesgos, también conocida como Risk Management, es la práctica de identificar, analizar y responder de manera proactiva a diferentes tipos de riesgos potenciales de un proyecto.
Con una gestión de riesgos efectiva, se puede detectar cualquier amenaza que pueda surgir durante el ciclo de vida de un proyecto y mitigarla para que el proyecto mantenga su curso dentro de los límites de control de las variables más importantes: costo, tiempo, alcance y calidad o en su defecto explotar la oportunidad.
¿Cuándo deberías empezar a pensar en la gestión de riesgos?
La gestión de riesgos es importante realizarla desde el día cero de un proyecto para evitar pérdidas de dinero y maximizar la ganancia, su naturaleza es proactiva e iterativa (se repite y va modificando su estado a través del tiempo), por ello el monitoreo y control debe ser continuo y disciplinado por las áreas o procesos más importantes del proyecto.
Es importante destacar dos conceptos claves:
- Apetito de riesgo: grado o nivel de riesgo que estamos dispuestos a aceptar debido a que de ello se obtendrá un beneficio o recompensa.
- Tolerancia al riesgo: nivel de riesgo que podemos resistir de acuerdo a nuestra capacidad.
- Umbral de Riesgos: se refiere a la frontera de lo aceptable y lo inaceptable en materia de riego a asumir.
- Reserva de contingencia: es una reserva de dinero incluida en el presupuesto que se destina a los riesgos conocidos.
- Reserva de gestión: es una reserva de dinero incluida en el presupuesto que se destina para responder a los riesgos desconocidos.
¿Cuáles son los pasos para una correcta gestión de riesgos?
1- Identificación
Comienza con el conocimiento de los procesos o áreas claves para mapear los posibles riesgos, comprendiendo las debilidades y oportunidades de un proyecto. Los referentes claves participaran de las reuniones donde plantearan y abordarán cada uno de los riesgos.
Los referentes son personas con ciertas características: son ejemplo de sus liderados, promueven equipos colaborativos, generaran comunicación abierta y honesta y desarrollan la confianza para llevar adelante la Gestión de los Riesgo, en caso que estas cualidades no se hayan desarrollado se deberán realizar acciones previas de Change Management (Gestion del Cambio) para promover la gestión de riesgos de forma exitosa, ya que las personas son un factor clave para lograr los objetivos.
Como resultado se obtiene un listado con los riesgos identificados.
2- Análisis cualitativo
Después de mapear los riesgos, se desarrolla un análisis cualitativo, donde se puede identificar el nivel de importancia de cada riesgo, junto a las posibilidades de que el riesgo se materialice o se vuelva real. Un paso importante es que los riesgos sean categorizados por causas comunes.
Como resultado se obtiene la disminución de la incertidumbre del proyecto y permite enfocarse en los riegos prioritarios. Se ubican los riesgos en la matriz de probabilidad e impacto, en base a la percepción que tenemos acerca de probabilidad de ocurrencia y de su impacto.
3- Análisis cuantitativo
Este paso consiste en investigar, a través de datos y números, cuáles son los posibles impactos y efectos que las amenazas y oportunidades pueden tener en el proyecto, se utilizan generalmente datos de proyectos anteriores o software específicos de análisis. Este paso se realiza en los riesgos más altos tanto positivos como negativos.
Como resultado se genera documentación cuantitativa que respalde la toma de decisiones con la finalidad de disminuir la incertidumbre.
4- Planificación la respuesta
En este paso se elabora un plan para maximizar las oportunidades y eliminar o mitigar las amenazas. En esta etapa se establece la respuesta a los riesgos identificados. Todos los riesgos deberán ser monitoreados los más críticos tendrán una acción inmediata y los riesgos secundarios serán monitoreados según una periodicidad definida.
5- Seguimiento y Control
Este es el último paso, se debe dar seguimiento y validar si los procesos de prevención se están implementando y analizar cómo se comportan los riesgos. Existen varias herramientas (software) que permiten evitar subjetividades cuando se necesita la administración de varios usuarios, generando controles sistemáticos, informes, indicadores de rendimiento, mecanismos de control, etc.
Todos los proyectos necesitan contar con un plan de gestión de riesgos. Al contar con un plan para gestión de riesgos, el proyecto se mantiene dentro del alcance previsto, dentro del costo pactado, los tiempos esperados y la calidad definida.
Una gestión de riegos integrada permitirá corregir el curso de acción rápidamente en caso de ser necesaria. La colaboración de todo el equipo es muy importante dado que ellos detectaran riesgos nuevos, la baja de los existentes o la modificación de los detectados, lo importante es empoderar al equipo para que las personas se sientan con seguridad para comunicar inmediatamente los hallazgos y tomar las decisiones esperadas.
Factores críticos de éxitos para la gestión de riesgos
- Apoyo de la alta Dirección para implementar Gestion de riesgos.
- Proveer de infraestructura y herramientas acordes para la gestión de riesgos.
- Comunicación abierta y sincera.
- Reconocer el valor la gestión de riesgos.
- Generar compromiso y responsabilidad individual.
- Esfuerzo consistente entre el riesgo y la importancia en el proyecto
- Promover el reconocimiento individual y en equipo en el cumplimiento de objetivos.
Uno de los objetivos de 323 ARQ PM Consulting es dotar a los proyectos y organizaciones de herramientas y fundamentos necesarios para tomar las mejores decisiones que impacten estratégicamente en los objetivos.