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Cómo crear y ejecutar un plan de gestión de cambios

FECHA

21 julio, 2022
l

AUTOR

323arq

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21 julio, 2022
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AUTOR

323arq

En algún momento, todas las empresas experimentan algún tipo de cambio. Aprenda cómo navegar por su empresa y prosperar durante la transición utilizando un plan de gestión de cambios organizacionales.
Para que una empresa crezca, debe aceptar el cambio. Sin embargo, la gestión del cambio es uno de los conceptos empresariales más difíciles de comprender.

Las organizaciones subestiman su importancia; transformar las actitudes y los comportamientos del personal lleva tiempo. Otros no saben cómo implementar un plan de gestión del cambio.

Otras empresas tienen dificultades para comprender completamente el impacto comercial de los cambios; la organización está lidiando con algo nuevo, y eso es difícil.

¿Qué es un plan de gestión del cambio?

La gestión del cambio es el concepto de ayudar a los miembros de una organización a adaptarse a los cambios dentro de esa organización. Un plan de gestión de cambios sirve como hoja de ruta que define los pasos concretos que tomará una organización para ejecutar el proceso de gestión de cambios.

Dicho plan suele ser parte de un proceso de gestión de proyectos más grande para implementar la transformación empresarial.

Cuando un cambio comercial es pequeño, como un nuevo paso en un flujo de trabajo existente, el proceso de gestión de cambios puede ser tan simple como capacitar al personal correspondiente.

Las transiciones más grandes o complejas requieren un enfoque estratégico más reflexivo porque pueden ser perturbadoras e inquietantes para el equipo. En estos casos, implemente un plan de gestión del cambio.

¿Necesita un plan de gestión del cambio?

Decidir cuándo usar un plan de gestión de cambios puede ser difícil. Siempre se requiere cierto grado de gestión de cambios con cada proyecto, pero pueden ocurrir pequeñas modificaciones con poca o ninguna interrupción para el equipo, en cuyo caso no es necesario un plan completo de gestión de cambios.
Da respuesta a estas preguntas para determinar cuándo es el momento para un plan de implementación de gestión de cambios.

  1. ¿El cambio afecta a una gran parte de su organización o es pertinente solo para un puñado de personas?
    En este ultimo caso no se requiere un plan de gestión de cambios completo.
  2. ¿El cambio afecta los procesos comerciales fundamentales o es aplicable a una pequeña parte de los flujos de trabajo operativos ?
    Si se trata de una modificación significativa de los procesos clave que afecta a un gran número de personas, ejecute un plan de gestión del cambio.
  3. ¿Qué tan extenso es el cambio?
    Evalúe si el alcance del cambio se extiende a la forma en que hace negocios con los clientes. Si los clientes se ven afectados, un plan de gestión de cambios es fundamental para garantizar que la transición sea fluida y no provoque la pérdida de clientes.
  4. ¿De qué se compone un plan de gestión del cambio?
    Los principios de gestión de proyectos se aplican a un plan de gestión de cambios eficaz. Así es como estos principios se relacionan con la gestión del cambio en su organización.

Metas

Así como un proyecto tiene objetivos que alcanzar, un plan de gestión del cambio tiene su propio conjunto de objetivos.
Dos objetivos clave comprenden cada plan de gestión del cambio:

  • Sensibilizar a la organización sobre el cambio inminente.
  • Ayudar a los equipos afectados a adoptar el cambio.

Como parte de estos dos objetivos, identifique un conjunto cuantificable de indicadores clave de rendimiento (KPI). Durante la ejecución del plan, el logro de estos KPI indica que está en camino hacia sus objetivos.

Una vez que se implementan los cambios, los KPI le permiten evaluar si el plan fue efectivo.

Gestión de la resistencia

Cada proyecto tiene algún grado de riesgo. Lo mismo ocurre con un plan de gestión del cambio. En el contexto de cambio, el mayor riesgo es la resistencia del equipo que debe adaptarse.
Cuando las personas han estado realizando el mismo trabajo durante un tiempo, es difícil adaptarse a un nuevo proceso. Naturalmente, la gente se resiste a los cambios. Por lo tanto, prepárese para enfrentar esta resistencia e incorpore estrategias para abordarla.

Capacitación

Ayudar al equipo a adaptarse al cambio empresarial suele implicar cierto grado de formación u otro componente educativo. Esto se puede lograr a través de sesiones especiales diseñadas para presentar y educar al personal sobre los cambios.

Las piezas de capacitación adicionales incluyen el uso de documentación y expertos en la materia, que son personas profundamente versadas en los detalles de los cambios y sus implicaciones para los procesos comerciales.

Los miembros del equipo requerirán una fuente de referencia hasta que se hayan adaptado completamente al cambio. Para que la transición se realice sin problemas, proporcione documentos que el personal pueda examinar para refrescar su memoria, o una PYME que pueda responder preguntas más complejas.

Cómo crear un plan de gestión del cambio

Un plan de gestión de cambios reside dentro del marco general de un cronograma de proyecto más grande .

Como tal, cae dentro de las responsabilidades del director del proyecto desarrollar este plan de cambio y aplicar la gestión de integración del proyecto para hacer que toda la iniciativa sea un todo cohesivo.

Aunque es un subcomponente de un proyecto más grande, la pieza de cambio requiere su propio conjunto de entregables e implica el uso de técnicas de gestión de proyectos y planificación por derecho propio.

Entonces, repasemos lo que se necesita para crear un plan de gestión del cambio.

Paso 1: creación de objetivos
Al crear un plan de gestión del cambio, comience por establecer los objetivos del plan.

Cómo son los objetivos de la gestión del cambio:
Definir los objetivos puede ser un desafío.

Comprenda los cambios: primero, asegúrese de comprender los cambios que se abordan y las implicaciones asociadas.
Incorpore objetivos de concientización y adopción: El aumento de la concientización y la adopción del cambio por parte de los empleados debe ser parte de cada plan. Así que asegúrese de que estos estén incluidos entre sus objetivos.

Defina KPI: a continuación, defina KPI cuantificables para medir el éxito del plan. Aquí se aplican una variedad de métricas, así que aplique aquellas que tengan sentido dado el contexto de los cambios. Los KPI de ejemplo incluyen informes que miden el uso de un nuevo sistema de software, encuestas para capturar los comentarios del personal y estadísticas de desempeño de los empleados para determinar si el cambio redujo la productividad o la incrementó.

Paso 2: Establecimiento de un equipo de cambio
Como cualquier proyecto, la gestión del cambio requiere personas y recursos para ejecutar el plan.

Cómo es establecer un equipo de cambio obtenga el apoyo de las partes interesadas: cada cambio comercial involucra a las partes interesadas. Pueden incluir al director ejecutivo, otros miembros del equipo ejecutivo o personas de toda la organización, según la naturaleza del cambio. Obtenga su apoyo para su plan, especialmente en cuanto a incentivos y recursos, para aumentar sus posibilidades de éxito.

Reclute un grupo de trabajo: Desarrolle un grupo de trabajo para encabezar un plan de gestión del cambio organizacional. Los miembros del equipo deben incluir personas en roles de liderazgo, como un jefe de departamento, y PYME que puedan educar al resto del equipo sobre los cambios, así como brindar apoyo y responder preguntas.

Determine los recursos necesarios: la gestión del cambio puede no requerir tantos recursos como el proyecto que inicia el cambio, pero identificar los materiales necesarios por adelantado evita demoras durante la fase de ejecución. Por ejemplo, la capacitación del equipo puede requerir computadoras, por lo que debe haber suficientes computadoras disponibles para cumplir con los plazos de capacitación. Además, es posible que también sea necesario delinear los criterios presupuestarios.

Paso 3: Desarrollo del plan
En este paso, la planificación del proyecto se transforma en una hoja de ruta documentada que se encuentra en el centro del proceso de gestión del cambio.

Cómo se ve el desarrollo del plan:
Esta parte del proceso es similar al desarrollo de un plan general de proyecto .

Cree una lista de tareas: las listas de tareas son las piezas de trabajo que deben completarse para lograr sus objetivos. Por ejemplo, la creación de documentación de capacitación puede ser una de las tareas. La creación de esta lista debe incluir comentarios de su grupo de trabajo y de las partes interesadas. Los componentes de comunicación también se incluyen.

Desarrolle una línea de tiempo: una fecha de vencimiento generalmente se asocia con un cambio. Por lo tanto, su plan de proyecto debe girar en torno a esa fecha.

Utilice herramientas de gestión de proyectos: debido a que la gestión de cambios puede ser compleja, utilice software de gestión de proyectos para aumentar la probabilidad de éxito. Puede crear listas de tareas, asignar miembros del equipo y recursos, y realizar un seguimiento del progreso, todo dentro del software, lo que facilita saber si va por buen camino e informar su estado a las partes interesadas.

Paso 4: Ejecución del plan
Cómo se ve la ejecución del plan:

  • Cree procesos de toma de decisiones: identificar todas las implicaciones de un cambio comercial por adelantado es difícil, por lo que es probable que surjan problemas. Describa un proceso para resolver el problemas rápidamente, de modo que los empleados se vean obligados a inventar una solución sobre la marcha.
  • Abordar la resistencia: las personas se resisten a los cambios organizacionales por diferentes razones. Quizás alguien será degradado como parte del cambio, o un equipo tiene miedo de perder su trabajo. Para abordar la resistencia de manera efectiva, obtenga la mayor participación de los empleados en el cambio y sea lo más transparente y comunicativo posible desde el principio. Continúe con este enfoque durante todo el proyecto para reducir la incertidumbre de los empleados. A medida que avanza el proyecto y sus KPI apuntan a más focos de resistencia, concéntrese en situaciones específicas para abordar la causa raíz de la resistencia individual.
  • Desarrollar impulso: para generar confianza dentro de la organización de que la transformación es positiva y funciona, identifique y comunique todos los logros. Además, proporcione incentivos para aceptar el cambio. Por ejemplo, organice una fiesta para el equipo que sea el primero en adoptar por completo un nuevo sistema de software. Al generar impulso detrás del cambio de esta manera, aprovecha la energía emocional de los miembros del equipo y crea una disposición cultural para aceptar el cambio que sigue creciendo. Este enfoque también reduce la resistencia natural que surge.

Paso 5: Refuerzo
La fase final de la gestión de cambios ocurre después de que se implementan los cambios. No es suficiente asumir que el equipo está listo después de haber sido entrenado.

Para alentar a los empleados a continuar con la transición de sus comportamientos, actitudes y flujos de trabajo a los nuevos paradigmas, implemente un proceso de refuerzo.

Cómo se ve el refuerzo:

  • Proporcione incentivos positivos: con demasiada frecuencia, los líderes de la organización son propensos a aplicar el palo en lugar de la zanahoria, adoptando un enfoque de cambio para seguir el programa. Esto genera resentimiento. En cambio, es más eficaz proporcionar incentivos positivos, especialmente si se alinean naturalmente con el cambio. Modificar un proceso engorroso para que sea más fácil para el equipo es un ejemplo de un incentivo positivo.
  • Aproveche el personal tendrá muchas preguntas e inquietudes durante el proceso de transición, y solo la capacitación a veces no es suficiente para abordarlas.
  • Revisar y adaptar: Reconocer la necesidad de ajustar y hacer los ajustes necesarios basados ​​en la experiencia y los datos del mundo real. Esto genera una mayor aceptación y confianza del equipo a lo largo del proceso de transición.

Asesoramiento final sobre planes de gestión del cambio

Tenga en cuenta que la gestión del cambio se trata principalmente de personas, no de procesos. Es tentador centrarse en la parte del proceso porque es más sencillo y tangible que el desorden de los comportamientos y las emociones de las personas.

Pero ese enfoque crea puntos ciegos que conducen al fracaso en la implementación del cambio.

Gestionar la transformación empresarial no es fácil, pero con un plan de gestión de cambios la organización estará bien posicionada para impulsar y llevar adelante el cambio.

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