Entender el problema para alcanzar la meta y buscar soluciones efectivas por medio de análisis y acciones cuidadosas: esta es la propuesta del PDCA, un método de gestión de performance conocido mundialmente y aplicado por las empresas más importantes del mercado.
¿QUÉ ES PLAN, DO, CHECK, ACT – PDCA (siglas en inglés)?
El PDCA es un método de gestión que corresponde a las acciones necesarias para garantizar la solución de un problema.
El problema es la diferencia entre la situación actual y la deseada. El problema puede ser bueno, cuando es mejor que la meta, o malo cuando se trata de desvíos indeseados en un patrón determinado. El problema malo es la distancia entre donde estoy hoy y donde quiero llegar.
La palabra método tiene origen a partir de dos términos griegos: meta + hodos, y significa el camino para lograr la meta. Considerando que gestionar es lograr la meta, nada mejor que una dirección para alcanzar el resultado.
El método PDCA empezó a surgir en 1637 con Descartes. En la década de los 20, Walter Andrew Shewart se crea el concepto de control estadístico de procesos. Fue en la década de los 50 que el método fue descrito en etapas por William Edwards Deming, quien después se hizo conocido como el padre de la calidad total.
En 1970, Ishikawa desarrolla herramientas gerenciales para el PDCA y, en 1973, el profesor Falconi y otros colegas trajeron el método a Brasil, iniciando el movimiento de calidad total. Hoy el método es mundialmente conocido y utilizado por diversos gigantes del mercado.
El PDCA (acrónimo en inglés – Plan – Do- Check – Act) es un ciclo dividido en 4 etapas:
El PDCA puede ser utilizado en su configuración original para la planeación de la calidad, donde son definidos los nuevos patrones para lograr metas, así como para mejorar la calidad, cuando alteramos el patrón que ya existe buscando lograr determinado resultado esperado.
Cuando alcanzamos un nivel de resultado esperado, pasamos al siguiente nivel utilizar el SDCA (estandarizar, ejecutar, controlar y actuar), que debe ser utilizado para mantener los patrones ya existentes, verificando los resultados y actuando en el proceso para corregir los desvíos de la meta.
El objetivo del ciclo PDCA es garantizar un proceso de mejora continua, donde se garantiza el tratamiento de las anomalías buscando aumentar la productividad y optimizar la gerencia dentro de las empresas.
PDCA es un ciclo que debe hacer parte de la rutina de la alta Dirección y los mandos medios.
Es posible aplicar el método en cualquier tipo de empresa e industria, ya que es indispensable analizar hechos y datos y alejarse de impresiones, subjetividades y creencias.
El PDCA es compuesto por 8 pasos:
1. Identificación del problema
El objetivo principal de esta etapa es definir el problema y evaluar su impacto dentro de la empresa, estableciendo un indicador para este problema con base en análisis histórico y en estudios de mercado. Este es el momento de definir una meta y medir las ganancias con la solución de este problema. La principal entrega de esta fase es la definición de una meta global.
Aquí, vale la pena abrir un paréntesis para un punto importante que es que la meta debe ser SMART: específica, mensurable, alcanzable, relevante y temporal.
2. Análisis del fenómeno
Este es el momento de dividir el desvío en fragmentos menores para identificar los principales puntos del resultado negativo. Se trata de una etapa investigativa, cuyo principal objetivo es el despliegue del problema a partir de la determinación de una meta específica.
El análisis del fenómeno tiene como objetivo entender verdaderamente las características del problema, identificando sus focos a través del gráfico de Pareto. Para elaborar el Gráfico de Pareto, se necesita categorizar el problema y clasificarlo en barras diferentes en un gráfico. También se necesita presentar el porcentual acumulado de la representatividad de cada fragmento.
3. Análisis del Proceso
Después de la determinación de la meta específica, llegamos en la fase de listar y priorizar las principales causas en las cuales debemos actuar. Para listar las causas de un problema, utilizamos la técnica del brainstorming (lluvia de ideas) y después el diagrama de causa y efecto.
El brainstorming no es nada más que un momento de reunir al equipo involucrado en el proceso para listar todas las posibles causas de determinado problema.
El brainstorming le dará soporte al Diagrama de Ishikawa, también conocido como espina de pez o de causa y efecto. En él, las causas son categorizadas por tipo, y pueden ser del tipo: materiales, máquinas, medidas, personas, método y medio ambiente, y se define una relación de causa y efecto entre ellas.
También el método de los 5 porqués nos ayuda a identificar la causa raíz del problema y nos permite priorizar cuáles deben ser atacadas. Como el propio nombre dice el método sugiere que nos preguntemos cinco veces el porqué de cada causa listada en el diagrama de causa y efecto y así, encontraremos la causa raíz. Hablaremos de esto más adelante.
¿Qué es la causa raíz y por qué es tan importante?
Causa raíz es el origen de nuestro problema y causa generadora del desvío. Sabemos que encontramos la causa raíz de nuestro problema cuando no conseguimos fragmentarlo más en ninguna otra causa, es mucho más fácil actuar sobre un problema específico y desplegado, que sobre una causa generalizada y poco detallada.
Debemos actuar solo en la causa raíz y solo en ella.
4. Plan de Acción
Cuando sabemos cuál es la causa raíz llegamos a la Planificación.
Ese es el momento de proponer medidas para eliminar las anomalías y solucionar el problema. Cada causa debe tener por lo menos una acción, y esta acción puede ser de mejora, de rutina, correctiva o preventiva.
La metodología utilizada para crear el plan de acción es conocida como 5W2H y tiene origen del inglés: why, what, when, who, where, how y how much. Traduciéndolo al español, tenemos: por qué, qué, cuándo, quién, dónde, cómo y cuánto.
Vamos a comprender mejor cada uno de ellos:
- Por qué: causa asociada a la acción tomada.
- Qué: acciones que serán tomadas. Las acciones deben estar escritas en el infinitivo y ser concretas.
- Cuándo: plazo para ejecución de la acción. Este plazo debe partir de un acuerdo con el responsable.
- Quién: responsable por la acción.
- Dónde: en qué sector.
- Cómo: paso a paso para la ejecución de la acción.
- Cuánto: impacto financiero de esta acción
Deben ser priorizadas las acciones de alto impacto, bajo costo y fácil ejecución.
5. Ejecución del Plan de Acción
Este es el momento de comunicarle al equipo qué es lo que será hecho, entrenar a los responsables por ejecutar determinada acción y acompañar el estatus de las acciones.
En el acompañamiento del status de las acciones, lo ideal es que podamos analizar cuáles están concluidas, retrasadas, no iniciadas, canceladas o en contención. Para que este acompañamiento sea posible, es necesario que todos los involucrados en el plan de acción garanticen que las fechas estén actualizadas y de acuerdo con la realidad. En esta fase también es interesante hacer observaciones, tanto en relación a aprendizajes y errores como en relación al resultado.
6. Chequeo de los resultados
El objetivo del chequeo de resultados es realizar el seguimiento y control de las acciones que fueron capaces de eliminar el problema y permitir que todos los involucrados puedan acompañar los resultados.
7. Análisis de los desvíos e implantación de acciones correctivas
Después de monitorizar los resultados, dos escenarios son posibles: alcanzar o no alcanzar las metas.
El informe tiene este nombre por abordar situaciones del pasado (lo que fue planeado y ejecutado), del presente (resultados y puntos de mejora, desvíos de lo esperado) y del futuro (elaboración de acciones correctivas).
El Informe es una pieza muy importante dentro del análisis del PDCA, porque resume, en pocas palabras, los puntos de atención dentro de un sector o hasta incluso de una empresa.
8. Estandarización
Cuando logramos las metas propuestas, debemos estandarizar los procesos para garantizar el mantenimiento de los resultados. El objetivo de la estandarización es impedir que desvíos del pasado vuelvan a ocurrir, causando nuevamente impacto negativo en la empresa.
El camino natural de un proyecto de mejora (PDCA) es la transferencia del resultado para el SDCA.
Uno de los objetivos de 323 ARQ PM Consulting es ayudar a comprender cuán importante es el PDCA y el SDCA para la supervivencia de cualquier empresa.
Gestionar es una función importantísima dentro de todo emprendimiento y utilizar un método para comprender verdaderamente un problema y facilitar su gestión es indispensable en la rutina de toda la alta dirección y mandos medios.