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beneficios de PMO

Los beneficios de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) en tu organización

FECHA

22 agosto, 2022
l

AUTOR

323arq

FECHA

22 agosto, 2022
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AUTOR

323arq

En el camino de profesionalizar la Organización es probable que se evalúe los beneficios de implementar y sostener una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO – Project Management Office). Cada vez más empresas emprenden este desafío de estandarización de los procesos y mejoras de gestión para maximizar la rentabilidad.

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), es un grupo o departamento que define, mantiene y garantiza los estándares de gestión de proyectos dentro de una organización.De acuerdo con la Guía PMBOK®, la PMO representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas. Esta se estructura atendiendo los requerimientos propios de cada proyecto u Organización. 

Tipos de PMO

El tipo de PMO ideal va a depender del nivel de madurez de la Organización o del proyecto. Entre los factores claves podemos mencionar experiencia en dirección de proyectos y gestión de riesgos, el tipo de proyectos que se ejecutan, la experiencia en enfoques ágiles y la estructura organizacional, entre otros. 

Entre los tipos de PMO más comunes podemos mencionar:

  • De Soporte: provee herramientas, documentos, formatos, coaching y asesoría. En este nivel se limita a ser una guía y ayuda a que la cultura de la dirección de proyectos comience a decantar en la organización. Grado de control reducido.
  • De Control: se dedica a monitorear el avance de los proyectos, a la vez que registra métricas, resultados obtenidos y es base de conocimiento para otros proyectos. Grado de control moderado.
  • Directiva:  ejercen el control de todos los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella. Grado de control elevado.
  • PMO Ágil: Creada con el objetivo de cumplir que los proyectos entreguen el valor (calidad) adecuado. Se basa en una mentalidad de colaboración, trabajo con el cliente y está familiarizada con varias competencias que van más allá de la propia dirección de proyectos. Grado de control elevado en la entrega de valor a los ojos del cliente.
  • Centro de Excelencia:Podríamos decir que es una evolución de la PMO Ágil. Las organizaciones con estructuras planas, centradas en el cliente y enfoques de entrega más flexibles pueden adoptar una estructura de Centro de Excelencia u Oficina de Entrega de Valor (VDO). Grado de control casi nulo, actúan como habilitador.

 

Los beneficios de una Oficina de Dirección de proyectos PMO en tu organización

  • Ofrecen orientación acerca de la dirección de proyectos: la PMO funciona como una entidad que apoya el orden y la coherencia en la forma en que se ejecutan los proyectos.
  • Tiene el compromiso de garantizar el éxito del proyecto: Debido a su evaluación basada en métricas, puede mantener los proyectos dentro de los límites de control en las variables claves (costo, tiempo, calidad y alcance). Se centran en correctos abordajes de los procesos y la gobernanza, en función de las características únicas de cada proyecto.
  • La PMO tiene una visión integral: mantiene alineados los objetivos del proyecto con los estratégicos del negocio. La visión sistémica de la PMO permite evaluar el desempeño de los proyectos en el contexto del éxito general de la organización.
  • Optimiza las comunicaciones: facilita la comunicación entre proyectos y la organización. La gestión correcta de las comunicaciones ayuda a transferir el conocimiento valioso obtenido en cada proyecto.
  • Maximiza los recursos en toda la organización: La PMO puede ayudar a diseñar estrategias para el uso eficiente de los recursos en los distintos proyectos. La PMO tiene la capacidad de priorizar aquellas iniciativas que obtendrán el mayor valor posible para el negocio.

Aspectos claves en la implementación de una PMO.

  • FASE 1: La Alta Dirección y los mandos medios deben estar alineados y convencidos de la necesidad de la implementación de la PMO. Validar apoyo de la Alta Dirección previo a la implementación.
  • FASE 2: La Alta Dirección tendrá que proveer los recursos, tecnología e infraestructura adecuada.
  • FASE 3: Trabajar con los agentes de cambio para que sean “embajadores de las mejores prácticas a implementar”.
  • FASE 4: La PMO y sus integrantes deben ser modelos de lo que se planifica implementar.
  • FASE 5: Diagnóstico de cultura desde dónde partimos y a dónde queremos llegar. Elaborar el plan de implementación de la PMO.
  • FASE 6: Enfoque/metodología sencilla y gráfica para que sea adoptada con facilidad.
  • FASE 7: Definir periodicidad de las comunicaciones y medios a utilizar.
  • FASE 9: Definir y controlar siempre los indicadores claves de gestión.
  • FASE 9: Involucrar a todas las personas para que sean parte del éxito.
  • FASE 10: Comunicar los avances a la Alta Dirección y sostener su implementación.

EN TODAS LAS FASES GENERAR UN ÁMBITO DE MOTIVACIÓN, ENTUSIASMO, CRECIMIENTO Y CONFIANZA MUTUA.

La PMO colabora en la profesionalización de la Organización y de los proyectos, para esto solo se necesita de personas altamente comprometidas para implementar y sostener la PMO en el tiempo.

Uno de los objetivos de 323 es lograr eficiencia en las Organizaciones y proyectos, a través de la planificación, implementación y sostenimiento de las PMO.

 

 

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